Tampas ditt företag med en egen mailserver? Att drifta en egen mailserver kräver kunskap och istället för att ni ska investera i en egen Exchange Server, program, licenser och personal som ska underhålla och drifta er miljö, så finns det istället möjlighet att hyra er Exchange Server till en fast månadskostnad. Kanske är det som så att ert företag fortfarande sitter med mindre användarvänlig teknik som POP3 och IMAP där möjligheten att utbyta information och ta säkerhetskopior är ytterst begränsat för att inte tala om möjligheten att nå sin e-post och kalender från annan plats än det fysiska kontoret.

Att arbeta med Exchange hosting har många fördelar gentemot POP3 och IMAP. Med exchange hosting är din information alltid säkerhetskopierad och synkroniserad. Det spelar ingen roll om du jobbar med Outlook 2007, Entourage eller din mobiltelefon, du ser alltid samma information!

Vanligtvis hostar företaget som anlitas att drifta och underhålla er mailserver till en fast månadskostnad och på så vis kan mindre företag utnyttja samma professionella e-postmöjligheter som hittills endast har funnits tillgängliga för större företag med stor IT-budget och många anställda. Förutom att all information alltid är säkerhetskopierad och synkroniserad har du bland annat tillgång till;

Delad kalender - Du kan dela din kalender med andra medarbetare så att du kan boka möten åt både dig själv och dina kollegor. Har ni exempelvis en projektor och bärbara datorer som kan lånas av medarbetarna kan man enkelt lägga upp en kalender för dessa som alla kan komma åt och boka upp sina tider i. Det går också enkelt att se om andra medarbetare är upptagna eller lediga vilket är perfekt när någon ringer och söker en viss person.

Delade kontakter - Exchange ger dig även möjlighet att dela kontakter så att du kan ge andra medarbetare rättighet att se dina kontakter samtidigt som möjlighet ges för dig att se dina kollegors kontakter. Ni kan även skapa en gemensam adressbok som alla kommer åt.

Delade inkorgar - En favorit bland de som arbetar i en Exchange server. Möjliggör att du kan svara på andra kollegors e-post samt söka på e-post meddelande inom hela företaget. Du kan även tilldela rättigheter för vissa medarbetar till hela eller delar av din inkorg. Det går även att skapa gemensamma e-postadresser som alla medarbetare inom företaget kan få tillgång till.

Vanligtvis ingår också ett avancerat antispam system för att förhindra spam. Exchange möjliggör att spamfilter utöver det vanliga kan implemneteras vilket i princip garanterar dig en spamfri inkorg.