Så förenklar iFenix vardagen för butiker och retailföretag

För butiker och retailföretag kan vardagen snabbt bli onödigt komplicerad när kassa, lager, inköp, ekonomi och e-handel ligger i olika system. Då uppstår manuella överföringar, dubbelregistrering och situationer där informationen inte stämmer mellan olika delar av verksamheten. iFenix är utvecklat för att samla de centrala flödena i ett och samma affärssystem. Genom att låta försäljning, lager, inköp och ekonomi hänga ihop kan butiken arbeta med information som uppdateras direkt och få bättre kontroll över vad som händer under dagen.

Ett affärssystem byggt för butiksdrift

Genesis IT beskriver iFenix som ett affärssystem byggt för hur retail faktiskt fungerar i vardagen. Systemet samlar kassasystem, lagerstyrning, inköp och ekonomi i en gemensam lösning där informationen förs vidare automatiskt mellan olika delar. Tanken är att butiken ska slippa lägga tid på att hålla separata system synkroniserade och i stället kunna använda mer tid till kunderna.

Det märks tydligt i det dagliga försäljningsflödet. När en kund betalar i kassan eller via den mobila kassan registreras försäljningen samtidigt som lagersaldot justeras. Butiken behöver alltså inte först genomföra försäljningen i ett system och därefter manuellt uppdatera ett annat. När lagret förändras kan systemet dessutom flagga när det är dags att beställa hem nya varor och ge påfyllningsförslag som personalen kan ta ställning till.

Även inleveransen är kopplad till samma flöde. Varor kan scannas in med streckkod och lagret uppdateras direkt i systemet. Det skapar en kedja från försäljning till lagerförändring, påfyllning, beställning och inleverans utan att samma information behöver registreras flera gånger.

När dagen avslutas hänger försäljning, lager och ekonomi redan ihop. Det minskar behovet av manuella avstämningar och gör att resultatet kan följas i realtid. Butiken behöver alltså inte vänta till månadens slut för att få en bild av hur verksamheten utvecklas, utan kan följa utfallet löpande.

Den här integrationen är en central del av iFenix. Systemet är inte beskrivet som ett generellt affärssystem där en butiksmodul har lagts till i efterhand, utan som en lösning utvecklad med butiksdrift som utgångspunkt. Det innebär att funktionerna är kopplade till sådant som sker varje dag i en butik, från kundens betalning till lagerstatus, inköp och redovisning.

Kassa och mobilitet skapar smidigare kundflöden

Kassan är en av de mest centrala delarna i en butik, och iFenix erbjuder både traditionell POS och mPOS. Med den mobila kassan kan personalen ta betalt ute i butiken i stället för att kunden alltid behöver gå till en fast kassapunkt. Betalningar kan hanteras med bland annat kort, Swish, faktura och presentkort.

Eftersom kassan är integrerad med lager och ekonomi uppdateras informationen i samband med köpet. Butiken får därmed ett sammanhängande flöde där betalningen inte blir en isolerad händelse som senare måste föras över till andra system.

Kassalösningen har också stöd för kampanjer och rabatter direkt i kassan. Dessutom finns ett offline-läge som gör att kassan kan fortsätta fungera även om nätanslutningen tillfälligt saknas. Det är en viktig egenskap i en verksamhet där försäljningen behöver kunna fortsätta även när tekniska förutsättningar förändras.

Mobilappen ger personalen fler möjligheter att arbeta ute i butiken. Där går det att kontrollera lagersaldo, hjälpa kunder med produktinformation och ta betalt utan att först behöva gå till en stationär arbetsplats. Det kan göra arbetsflödet mer flexibelt och låta personalen hantera flera uppgifter där kunden befinner sig.

Produktinformationen är också integrerad i systemet. iFenix har stöd för en komplett produktkatalog med bilder och specifikationer som laddas automatiskt från leverantörerna. Personalen kan därmed söka fram information när en kund ställer frågor om en produkt utan att behöva leta i separata kataloger eller andra system.

Lager inköp och ekonomi uppdateras tillsammans

För många butiker är lagerkontrollen en återkommande utmaning. Om saldot i systemet inte stämmer med det som faktiskt finns på hyllan blir det svårt att veta om en vara behöver beställas eller om en leverans redan är på väg. iFenix arbetar med realtidssaldon per lagerställe, vilket ger butiken en aktuell bild av lagersituationen.

Systemet kan också ge automatiska påfyllningsförslag. I stället för att personalen manuellt ska bevaka varje artikel och avgöra när det är dags att beställa kan systemet flagga när behov uppstår. Personalen granskar sedan förslaget och godkänner beställningen.

När varorna kommer in kan de registreras genom streckkodsscanning. Det innebär att inleveransen direkt påverkar lagersaldot och att den nya informationen blir tillgänglig i samma system. Inventering kan dessutom göras i mobilappen, vilket gör att lagerarbetet inte behöver vara bundet till en stationär dator.

Ekonomin är integrerad med de övriga delarna. Fakturering, bokföring och betalflöden hanteras i systemet, med stöd för flera bolag och kostnadsställen. Genom att försäljningen och lagret redan finns i samma lösning minskar behovet av separata överföringar mellan butikens operativa system och ekonomin.

Det ger också möjlighet att följa verksamheten i realtid. När data om försäljning, lager och ekonomi uppdateras löpande går det att se hur butiken utvecklas utan att först sammanställa uppgifter från flera olika system. För butiksledningen kan det skapa ett tydligare beslutsunderlag under pågående verksamhet.

iFenix är dessutom byggt för att kunna kommunicera med flera externa tjänster och system. Bland de integrationer som presenteras finns exempelvis Swish, BankID, Klarna, Kivra, Creditsafe, nShift och Google Analytics 4. Affärssystemet kan därmed ingå i en större digital miljö samtidigt som kassa, lager, ekonomi och webb hålls samman.

Butik och ehandel kan använda samma information

För retailföretag som säljer både i fysisk butik och online kan det vara viktigt att slippa underhålla två separata världar. iFenix har e-handel inbyggd och webbutiken kan kopplas direkt till butikens lager och priser. Samma sortiment kan därmed användas online och i den fysiska butiken med information som hålls uppdaterad i realtid.

Det innebär att e-handeln inte behöver fungera som en fristående plattform med ett separat lager som måste synkroniseras i efterhand. Lager, priser och kunddata kan i stället hanteras inom samma affärssystem. För verksamheter som vill lägga till e-handel senare går funktionen att aktivera när behovet uppstår.

Den gemensamma informationen kan förenkla flera delar av vardagen. När en vara säljs påverkas lagret, oavsett om försäljningen sker i butik eller online. Personal och kunder kan därmed utgå från samma underliggande lagerinformation i stället för att olika kanaler visar olika uppgifter.

För en butik som växer eller utvecklar fler försäljningskanaler innebär det också att nya delar kan byggas vidare på samma system. iFenix passar enligt Genesis IT brett inom detaljhandeln, från bygghandel och järnhandel till e-handel och sporthandel. Vilka funktioner som är relevanta beror på den enskilda verksamheten och hur den arbetar.

Systemet körs i molnet och kräver därför inga lokala servrar hos kunden. Drift, säkerhet och uppdateringar hanteras av Genesis IT och support och drift ingår. Företaget uppger att iFenix är tillgängligt dygnet runt från den egna serverhallen och att utveckling och support hanteras internt.

Prissättningen sker som en prenumeration baserad på omsättning. Modellen innebär att det inte krävs lokala servrar eller egen IT-personal för driften av systemet. Uppdateringar hanteras centralt utan att kunden behöver installera dem lokalt.

Inför ett införande rekommenderas minst tre månaders ledtid även om systemet enligt sidan i teorin kan sättas upp snabbare. Den längre förberedelsetiden är till för att personalen ska hinna bekanta sig med lösningen före skarp drift. I onboardingen ingår verktyg och råd kring datamigrering, systemuppsättning och utbildning.

För butiker och retailföretag är den största förenklingen därför inte en enskild funktion, utan att flera vardagliga arbetsflöden knyts ihop. När kassaförsäljning, lagersaldo, beställningar, inleveranser, ekonomi, produktinformation och e-handel använder samma system minskar behovet av manuell synkronisering. iFenix är utvecklat för att göra just dessa samband automatiska och ge butiken en gemensam bild av verksamheten i realtid.

Välkommen

Välkommen till www.datakurs.nu

Här kommer du att få kunskap om allt från minneskort, moln och stationära datorer. Du har också möjlighet som företagare att få bra tips om olika datareletaerade saker som du kan ha användning för.

Facebook

Senaste inlägg